Centre Financier aux Entrepreneurs recrute un Réceptionniste – Secrétaire

POSTE : Réceptionniste-Secrétaire

 

Objectifs du poste

L’objectif primaire du réceptionniste est d’effectuer les fonctions de bureautique de base, y compris interagir avec les clients du CFE de façon positive et responsable. Relevant de l’adjointe à la direction, la réceptionniste est responsable d’accueillir la clientèle et de fournir un service général de secrétariat d’une façon professionnelle. 

 

 

Tâches et responsabilités : 

Le/la réceptionniste/secrétaire est principalement responsable de : 

 

•fournir des services d’accueil, de renseignements et de secrétariat au besoin;

•gérer un système de classement de la correspondance et des dossiers du CFE;

•fournir un soutien administratif au besoin;

•vérifier l’approvisionnement en fourniture de bureau et tenir les registres à jour; 

•conserver un environnement de travail propre et ordonné en tout temps;

•rédiger ou transcrire les rapports mensuels du CFE au besoin;

•exécuter d’autres fonctions compatibles avec ses compétences.

 

Les autres tâches et obligations qui permettront de bien assumer les responsabilités indiquées plus haut comprennent les éléments suivants :

 

•s’assurer que les revues, les rapports, les journaux et le matériel de marketing de la salle d’accueil sont en ordre et que la salle est rangée et propre;

•accueillir et diriger les visiteurs et les clients avec respect et courtoisie, et leur donner les renseignements appropriés sur le CFE;

•recevoir et transférer les appels téléphoniques au besoin, ou fournir les renseignements demandés directement;

•prendre les messages lorsque la personne demandée est absente et faire en sorte que le message est transmis; 

•organiser et maintenir un système de classement du courrier, des rapports, des notes de service et des dossiers du CFE;

•recevoir, distribuer et expédier le courrier comme nécessaire : 

• collaborer avec le chauffeur du CFE pour la cueillette du courrier au bureau de poste;
• distribuer le courrier reçu aux destinataires après avoir apposé le cachet « Reçu » avec la date;
• pour le courrier à expédier, en vérifier l’urgence et l’expédier en conséquence tout en s’efforçant d’assurer l’efficacité du processus et de minimiser les voyages multiples ou inutiles; 

•gérer la petite caisse, effectuer un contrôle budgétaire de la petite caisse, payer les factures et les comptes de frais, et commander le matériel et les fournitures de bureau au besoin;

•conserver une quantité suffisante de fournitures de bureau et de tous les formulaires imprimés utilisés par le CFE;

•aider à l’organisation et au suivi des réunions du personnel;

•préparer la correspondance écrite et les notes de service au besoin et s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs typographiques ou d’orthographe;

•aider à diverses activités en lien avec la sécurité des lieux, du matériel et des objets de valeur;

•s’assurer que les procédures de copie sont adéquates;

• vérifier régulièrement la quantité de papier de la photocopieuse;
• faire le suivi de l’utilisation du papier et signaler les besoins d’approvisionnement;
• effectuer des copies, les assembler, les brocher et les présenter selon ce qui est demandé; 
• assigner les tâches de copie au chauffeur du CFE au besoin;
• recueillir les copies non utilisées ou jetées pour qu’elles soient recyclées ou détruites le cas échéant;

•s’assurer que les lumières, la climatisation et tout autre équipement électrique sont éteints et que les fenêtres sont fermées à la fin de la journée;

•contribuer au développement et à la conservation d’un milieu de travail de collaboration avec tout le personnel du CFE;

•effectuer toute autre tâche ou obligation connexe assignée par le directeur de succursale ou l’adjoint administratif.

 

Exigences de l’emploi:

Qualifications et exigences (études, compétences et expérience)

Le/la réceptionniste/secrétaire doit avoir une bonne connaissance pratique des activités de la succursale dans le secteur des services financiers et doit être capable de voir la façon dont les activités courantes et complexes sont liées à la réalisation de la vision et de la mission du CFE. À cet égard, les qualifications et les exigences spécifiques comprennent :

 

•licence en gestion, finance, comptabilité (BAC + 2/3) ou l’équivalent;

•au moins une année d’expérience pertinente;

•une bonne connaissance des procédures administratives et des méthodes du travail de bureau;

•une bonne connaissance des ordinateurs et des logiciels pertinents;

•une bonne connaissance des principes et des pratiques de service à la clientèle;

•une très bonne habileté au clavier (c.-à-d. au moins 45 mots par minute);

•de fortes compétences relationnelles et interpersonnelles;

•une excellente habileté à communiquer verbalement et par écrit en français.

 

Le CFE cherche à embaucher des candidats qui sont les mieux qualifiés et les plus expérimentés, qui souhaitent se développer sur le plan personnel et professionnel afin de faire avancer leur carrière, et qui peuvent fonctionner activement dans un environnement rapide en constante évolution.

 

Les candidats intéressés doivent présenter une lettre de motivation expliquant leur intérêt pour le poste, ainsi que leur curriculum vitae, trois références professionnelles et une copie de leurs diplômes.

 

 

 

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