Mission principale:
- Représenter THAÏS en tant que syndic professionnel de copropriété sur site.
- Coordonnez la gestion administrative, financière, technique et juridique de la copropriété.
Activités:
Gestion technique
- Réaliser un audite de pre-exploitation faisant sortir les anomalies et les préconisations
- Mettre en place un planning de maintenance technique du site et veiller à son application
- Prendre en charge et suivre les réclamations courantes des copropriétaires,
- Mettre en place les plannings des prestations multiservice
- Mettre en place les fiche de contrôle d’exécution des prestations de service
- Mettre en place les fiche d’intervention par ensemble technique suivant planning
- Mettre en place les bordereaux de réception mensuelle des prestations courantes
- Produire les PV de réception des prestations/travaux exceptionnelles cosigné
- Vérifier les pointages du personnel sur site
- Mettre en place une consigne locale de sécurité
- Produire et faire exécuter les fiche de postes pour chaque agent sur site
- Mettre en place un manuel de procédure pour la gestion du site
- Vérifier régulièrement l’état du matériel du nettoyage
- Vérifier régulièrement les tenus du personnel sur site
- Vérifier régulièrement la qualité et la quantité des produits de nettoyage
- Vérifier le matériel d’entretien de l’espace vert
- Définir un plan d’action pour la mise à niveau du site
- Effectuer des visites d’inspection et de contrôle de l’état du site
- Veillez à la stricte application de la charte environnement/règlement intérieur pour la préservation du site
- Assurer les visites du site,
- Vérifier que l'exécution des prestations est en concordance avec le cahier des charges, planning et contrat avant de prononcer la réception et de valider les factures pour les paiements.
- Définir et chiffrer les travaux à engager dans le cadre du budget courant à présenter à l'assemblée générale,
- Lancer les appels d'offres auprès des prestataires,
- Analyser et comparer les contrats,
- Assurer le suivi des décisions des assemblées générales, notamment en matière de travaux.
- Rédiger et faire des comptes rendus technique,
- produire et livrer l’ensemble des reportings du cahier de charge du client
- formaliser et notifier par écrit les manquements ou non-conformité de prestations exécutées par les différents prestataires en vu de l’application des sanctions/pénalités prévu dans leur contrat ou de la réception mensuelle.
- Veiller en permanence au bon fonctionnement du site
- Faire appliquer avec rigueur les procédures de gestion du site ainsi que les conditions techniques liées au règlement intérieur (ex : travaux privatifs …),
- Prendre les diligences qui s’imposent pour veiller de manière générale au respect de nos obligations du contrat avec le syndicat des copropriétaires
- Assurer le management opérationnel et pilotage de l’ensemble des prestataires de service sur site (multitechnique, accueil, sécurité, nettoyage,..)
- Organiser les consultations pour chaque activité gérée sur site, - participer aux audits techniques et rédiger des rapports de visites techniques (suivi mensuel, tableau de bord, rapport et livrables trimestriel, etc...)
- assurer une vigilance particulière sur la sécurité et la sûreté du site en étroite collaboration avec les occupants,
- veiller à la propreté du site (parties communes) et de ses abords immédiats en collaboration avec ses prestataires (nettoyage, gestion des déchets, administration locale, etc..)
- Élaborer les budgets de fonctionnement et d’investissements pour le site et en assurer la gestion.
Gestion administrative et juridique
- Se référer à la loi et veiller à sa stricte application
- Être le garant de l'exécution du règlement de copropriété et des décisions issues des assemblées générales.
- Suivre de manière générale l'ensemble des tâches administratives, financières et comptables
- Rédiger les Pv des Réunion des conseils syndicaux,
- Tenir un registre en vue de la préparation des assemblées générales,
- Élaboration de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions.
- Recueillir les demandes des copropriétaires nécessitant un vote en AG et l’inclure dans l’ordre du jour
- Établir et tenir la liste des points à inclure à l’ordre du jour jusqu’à 24h avant l’AG
- Établir de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs
- Tenue du registre des procès-verbaux
- rédiger le procès-verbal lorsque le Syndic est élu Secrétaire
- Envoyer et notifier le procès-verbal aux copropriétaires
- Afficher dans les parties communes de la Copropriété d’un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l’entretien de la Copropriété et aux travaux,
- Établir le compte de gestion générale et des annexes
- Tenir une comptabilité faisant apparaître la situation de trésorerie du Syndicat
- Établir le budget du Syndicat en collaboration avec le Conseil Syndical (le cas échéant)
- Communiquer la situation de la trésorerie du Syndicat aux Copropriétaires
- Établir et mettre à jour de la liste des Copropriétaires
- Tenir les comptes des Copropriétaires
- Appeler les provisions sur budget prévisionnel
- Tenir le compte Fournisseurs - Factures
- Vérifier et payer des factures
- Mettre à disposition et communiquer au Conseil Syndical toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion.
- Recueillir les avis écrits du Conseil Syndical lorsque sa consultation est obligatoire
- Veiller à la détention, conservation des archives et des registres relatifs à la résidence
- Déclarer et suivre les sinistres, et être en relation avec les assureurs.
- Rédiger le procès-verbal lors de la réunion du conseil syndical en tant que Secrétaire
Job Details
| Date Posted: | 2018-02-22 |
| Job Location: | Casablanca, Morocco |
| Job Role: | Support Services |
| Company Industry: | Construction; Management; Support Services |
Preferred Candidate
| Career Level: | Mid Career |
| Gender: | Male |
| Degree: | Bachelor's degree |
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