CONTEXTE :
L’Institut est à la recherche d’un(e) Chargé(e) des Opérations et de l’Administration pour faire partie de l’équipe du NDI-Tunisie (basée à Tunis) afin d’assister la direction et les équipes programmatique dans l’implémentation de leurs activités et dans la gestion des affaires courantes du bureau. Le/la chargé(e) servira comme soutient principal au Directeur, aux équipes programmatiques et logistiques sur les aspects logistiques, opérationnels et administratifs. Le/la chargé(e) des Opérations et de l’Administration se reportera directement au Directeur du bureau.
DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE ET DES RESPONSABILITÉS :
En lien avec le volet opérations :
· Travailler avec les membres du personnel, les formateurs, les consultants, les hôtels et agences de voyages pour assurer l’organisation des événements tels que les formations, les conférences et les déplacements/voyages, (réservations de chambre d’hôtel, octroi de l’équipement, etc.).
· Assurer l’aspect logistique et réglementaire des arrivés et de départs des expatriés résidents et consultants internationaux.
· Coordonner les mouvements des chauffeurs et de leurs appuis logistiques aux programmes et au bureau.
· Assurer le bon fonctionnement et la bonne condition des lieux de travail, de résidence et de l’équipement du NDI-Tunisie, prévoir et assurer l’exécution des travaux nécessaires en collaboration avec l’assistant logisticien.
En lien avec le volet de l’administration :
· Assurer la négociation et la rédaction des contrats (prix et termes de référence) avec les fournisseurs de services tels que : propriétaires/ hôtels, services d’impression, traduction, location de véhicule, service de gardiennage, fourniture de bureau, etc.
· Entretenir la relation avec les fournisseurs de services et consultants NDI, veuiller à l’observation des politiques et procédures du NDI pour ce qui est des achats, incluant la collecte des devis.
· Effectuer les recherches et entreprendre les démarches nécessaires pour s’assurer que l’organisation adhère et à la loi Tunisienne et aux procédures NDI.
· Classifier et archiver les documents administratifs du NDI.
· Gérer le réseau informatique du bureau et offrir de l’assistance au dépannage des utilisateurs pour les problèmes informatiques plus ou moins complexes.
· Agir comme superviseur et coordinateur de l’assistant administratif, des chauffeurs, gardiens, responsable de l’entretien ménager et du jardinier.
· Assister les expatriés et visiteurs dans la procédure d’obtention de visa ou de cartes de résidence (rédiger les lettres officielles, démarcher les ambassades et le ministère de l’Intérieur)
Ressources humaines
· Assister au processus de recrutement internes (collecte et pré-sélection des CV) et d’émission/ renouvellement de contrats : incluant l’organisation des entrevues, la supervision des tests, etc.
· Fournir les briefings introductifs liés à l’intégration et l’orientation des nouvelles recrues sur les procédures et les politiques NDI.
· Assurer la gestion des dossiers administratifs des employés du NDI : mise à jour, classification, archivage (format papier et Google drive), incluant le système de planning et du registre des congés des employés.
Sécurité
· Garantir la mise à jour régulière du manuel sécuritaire du NDI-Tunisie, du « phone tree » et de la liste des contacts d’urgence.
· Fournis les briefings sécuritaires aux visiteurs internationaux et nouvelles recrues.
· Aider à la coordination et à l’implémentation des mesures sécuritaires en cas d’urgence ou d’accident.
Exigences de l’emploi:
PRÉREQUIS :
Les candidats doivent être de nationalité Tunisienne, être fonctionnels en français et en arabe (parlé, écrit, compréhension) ; la maîtrise de l’anglais serait un atout. Les candidats désireux de postuler doivent être diplômés d’un programme de l’enseignement supérieur d’une discipline pertinente – par exemple en administration ou le management – et doivent bénéficier d’au moins quatre (4) ans d’expérience professionnelle. Trois références professionnelles seront demandées.
PROFIL RECHERCHÉ :
· Être détenteur/trice d’un diplôme universitaire en sciences administratives, management ou autre domaine connexe.
· Expérience professionnelle confirmée ou expérience dans la gestion de bureau et de ressources humaines.
· Expérience confirmée dans la logistique, la coordination d’événements, la communication et la pensée stratégique.
· Excellentes qualités interpersonnelles pour interagir efficacement avec tous les niveaux du personnel du NDI, les partenaires et les fournisseurs.
· Bonnes aptitudes rédactionnelles et oratoires permettant de fournir des communications en français, en arabe et idéalement en anglais aux partenaires et fournisseurs du NDI ainsi qu’avec le siège social de l’Institut.
· Connaissance des applications informatiques de base, incluant Cloud, MS Word et Excel.
· Compétences organisationnelles avérées.
· Dynamique, fiable, consciencieux et capable de prendre des initiatives.
· Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
· Capacité à travailler indépendamment et en équipe.
· Capacité à travailler dans un cadre politique d’une manière non-partisane.
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